Julkaistu

5 vinkkiä, joilla tehostat yrityksesi toimintaa

Hyvällä ja ominaisuuksiltaan kattavalla ohjelmalla yrityksen hallinta ei ole pelkästään helppoa, vaan myös selkeästi kannattavampaa. Lue, miten säästät systemaattisesti euroja joka kuukausi, kun hyödynnät Xpajan monipuolisia toimintoja ja sen tarjoamaa reaaliaikaista tietoa.

1.   Helpota tuntikirjauksia – tee ne mobiilisti

Paikkansa pitävät tuntikirjaukset ovat kaiken lähtökohta, kun haluat pitää yrityksesi hyvin hallinnassa. Niiden pohjalta maksat palkat, mutta ennen kaikkea hinnoittelet työmaat ja projektit oikein.

Mobiilituntikirjaus on työntekijän kannalta kaikkein helpoin tapa hoitaa työajan kirjaaminen, ja samalla tavalla se säästää myös yrittäjän aikaa. Työntekijä voi itse mobiilisti kirjata tuntinsa suoraan Xpaja-ohjelmaan jo työmaalla, jolloin säästyy työaikaa sekä häneltä että henkilöltä, joka muuten käsittelisi paperilla tai sähköpostilla toimitetut tuntilaput. Lopputuloksena on rahansäästöä useassa kohdassa prosessia.

Kun asentaja kirjaa tuntinsa mobiilisti, ne näkyvät välittömästi ohjelmassa. Sen jälkeen jonkun tarvitsee vain käydä hyväksymässä ne, niin tiedot välittyvät palkanlaskentaan. Palkkojen maksun jälkeen tunnit kirjautuvat kyseessä olevan työmaan oikealle kustannuserittelylle.

2.   Pysy ajan tasalla työmaiden etenemisestä

Varsinkin suurempien ja monivaiheisesti etenevien työmaiden kannattavuutta voi olla joskus hankalaa seurata. Työmaat hinnoitellaan usein urakoina, joten on pidettävä huolta, että niistä jää riittävästi käteen.

Kun työmaaseuranta on jatkuvaa ja reaaliaikaista, säästetään siinä, että asioihin pystytään reagoimaan heti. On tärkeää seurata myös työmaan eri osa-alueiden kannattavuutta, jotta tiedetään, mikä kohta vaatii huomiota.

Xpajassa työmaita on helppo seurata sekä kokonaisuutena että osa-alueittain:

  • Kun urakan maksueristä on sovittu, niistä tehdään maksuerätaulukko, jonka mukaan laskutus on selkeää hoitaa. Jokainen maksuerä näkyy työmaalla tuottona heti, kun lasku on tehty.
  • Jo siinä vaiheessa, kun tarjous urakasta on tehty, se on jaettu välisummiin. Esimerkiksi LVI-alalla välisummina voivat olla ulkopuoliset viemärit, sisäpuoliset viemärit ja vesikalusteet. Kaupaksi toteutunut tarjous tuodaan Xpajassa tavoitteeksi työmaalle ja jokainen välisumma voidaan kohdistaa tietylle kustannuserittelylle, minkä ansiosta toteutumista voidaan seurata yksityiskohtaisesti osa-alueittain.
  • Tukkurilta tulevat tarvikelaskut kohdistetaan saman tien oikealle työmaalle ja kustannuserittelylle. Näin toteutuneet tarvike-eurot tulevat tarkasti mukaan työmaan kustannuksiin – samoin kuin edellisessä kohdassa mainitut mobiilisti kirjatut työtunnitkin.
  • Työmaalta voidaan ottaa raportteja milloin vain, ja ne näyttävät aina ajantasaisen tilanteen. Projektiin osallistuvilla ja siitä vastaavilla henkilöillä on koko ajan tieto siitä, miten työmaa etenee.

3.   Älä unohda jälkilaskentaa

Jälkilaskenta on hyvä paikka oppia tehdyistä projekteista ja viisastua vastaisen varalle. Xpajan raportit antavat siihen erinomaisen mahdollisuuden.

Xpajaan kytkettävän Entré Analytics -raportointityökalun avulla nähdään selvästi, miten työmaa meni ja mitä on otettava opiksi seuraavaan kertaan. Kertyikö työtunteja arvioitua enemmän? Nousivatko tarvikekustannukset arvioitua korkeammiksi jollain tietyllä osa-alueella? Tarkan tiedon avulla asiat voi laittaa kuntoon jatkossa.

4.   Ole tarkkana tarjouslaskennassa

Moni tekee vieläkin tarjouslaskentaa hatusta heittäen ja parasta toivoen. Karkea laskenta ei kuitenkaan ikinä ole yhtä hyvä kuin oikeisiin lukuihin perustuva laskenta.

Kun työmaiden toteutumista seurataan kokonaisuudessaan Xpajasta, niistä saadaan luotettavaa tietoa seuraavien tarjousten tekemisen tueksi ja vältetään virhearvioinnit, jotka vievät työmaista katteet. Nykypäivänä katteet eivät ole muutenkaan kovin isoja, joten niiden kanssa on oltava ehdottoman tarkkana. Tarjouksia ei kannata jatkuvasti tehdä ”jos kaikki menee parhaalla mahdollisella tavalla” -ajatuksella, vaan ennemminkin riskit huomioiden.

5.   Nopeuta laskutusta sähköisyydellä

Mitä sujuvammin laskutus toimii, sitä parempi se on tietysti yrityksesi kannalta. Xpajan kautta näet reaaliaikaisesti, milloin työmaa on laskutettavissa, ja sähköinen laskutus onnistuu sen jälkeen nopeasti ja yksinkertaisesti suoraan ohjelmasta. Kaikki laskulle tarvittavat tiedot ovat jo olemassa ohjelmassa kunkin työmaan kohdalla, joten poimit vain työmaan maksuerätaulukosta haluamasi erät laskulle ja laskutat ne asiakkaalta – kaikki hoituu parilla helpolla työvaiheella.

Sähköinen laskutus toimii erityisen hyvin myös pienissä keikkatöissä, joiden laskuttamiseen kuluu joskus perinteisellä tyylillä suhteettoman paljon aikaa ja vaivaa keikan hintaan nähden. Kun asentaja kirjaa tunnit ja tarvikkeet kohteessa, laskutus saadaan hoidettua vähällä vaivalla vaikka saman tien eikä laskun kate kulu hallinnollisiin hommiin.

Kun yrityksesi toimintatavat tehostuvat kaikkien näiden viiden kohdan myötä, vaikutus on varmasti tuntuva. Kysy meiltä lisää! Voimme suunnitella juuri tarpeisiinne sopivan kokonaisuuden ja kouluttaa teidät käyttämään sitä.

Soita meille numeroon 050 308 1508 tai laita viesti: myynti@pajadata.fi.

Ota rohkeasti yhteyttä kokeneisiin ratkaisumyyjiimme, niin katsotaan teille paras ratkaisu.