dokumenttienhallinta

Entrén uusi dokumenttienhallinta mahdollistaa huomattavasti monipuolisemman ja helpomman dokumenttien käsittelyn. Tässä muutamia asioita listattuna:

  • Dokumenttien raahaaminen hiirellä ohjelmaan esim. tietokoneen kansiosta tilauksen dokumentiksi
  • Tiedostojen haku sisällön, metatiedon tai tiedostonimen perusteella
  • Useammasta erillisestä tiedostosta voi tehdä yhden PDF-tiedoston
  • Tiedoston kopiointi hiirellä raahaamalla CTRL-nappi pohjassa
  • Valittujen tiedostojen pakkaus yhdeksi ZIP-tiedostoksi omalle koneelle
  • Dokumentille oma kuvaus sisällöstä
  • Dokumenttien katselu ohjelmassa (avautuvat selaimeen)
  • Uusien tiedostojen online-muokkaus, jos käytössä M365
  • Dokumentin lähetys sähköpostilla
  • PDF-kuvan lisäys ostolaskulle manuaalisesti
  • Kuvien muokkaaminen myös mobiilisti (tekstiä, nuolia, muotoja jne.)
  • Oletuskansiorakenteiden ja vakiotiedostojen lisääminen esim. Projektille tai tilaukselle kyselyjen avulla (lisämaksullinen palvelu

kuvat ja dokumentit-näkymä

Kuvat ja dokumentit-näkymä löytyy eri osioista (mm. Tilaukset, Projektit jne.) Entré-ohjelmassa. esim. projektin kuvat ja dokumentit saat näkyviin, kun avaat yksittäisen projektin projektilistalta. Tässä ohjeessa käsittelemme projektin dokumentteja, mutta sama ohje soveltuu myös tilauksen dokumentteihin. 

+ Lataa: Lisää kuvia avoinna olevaan kansioon 

Lisää kansio: Lisää uusi alikansio avoinna olevaan kansioon:

Dokumenttien päätaso:

Projektin dokumentit

  • Projektille voi lisätä dokumentteja ja kuvia
  • Projektille voi lisätä alikansioita ja niiden alle dokumentteja ja kuvia

 

Linkitetyt osiot:

Projektiin linkittyvät osiot ja niiden dokumentit

  • Vinkki: voit esimerkiksi kopioida tilauksella olevan dokumentin projektin alla olevaan kansioon tai projektilla olevan dokumentin vaikka tilauksen/laskun liitteeksi
  • Voit vaihtaa linkitetyt osion päätasoksi, kun klikkaat hiiren oikealla napilla ja valitse Mene

kuvien ja dokumenttien käsittely

Voit raahata dokumentteja kansiosta toiseen pitämällä hiiren vasemmanpuoleista nappia pohjassa. Jos pidät samalla CTRL-nappia pohjassa, tiedosto kopioidaan kohdekansioon. Mikäli kopioit samaan kansioon niin tiedoston nimeen perään lisätään 1 sulkujen sisään (tiedostonimi.jpg à tiedostonimi(1).jpg).

Kun klikkaat hiiren oikeanpuoleisella napilla tiedostoa avautuu valikko, josta voit tehdä dokumenteille eri toimintoja. Samat toiminnot löytyvät myös Lisävalinnat-valikon alta.

Lataa: Lataa tiedosto omalle koneellesi

Muokkaa—> Nimi: Muuta dokumentin nimeä

Kuvaus: Muuta dokumentin kuvausta (oletuksena dokumentilla ei ole kuvausta)

Kuva: Muokkaa kuvaa (vain kuvatiedostot)

Poista: Poista valittu/valitut dokumentit

Sähköposti: Lähetä valittu/valitut dokumentit sähköpostilla

Pakkaa (zip): Pakkaa valittu/valitut tiedostot (tämä ei poista alkuperäisiä tiedostoja)

Muodosta PDF: Tee valituista tiedostoista yksi PDF-tiedosto (tämä ei poista alkuperäisiä tiedostoja)

Huom!

Voit valita useamman dokumentin, kun painat CTRL-nappia samalla kun klikkaat hiiren vasemmalla napilla dokumenttia.

SHIFT pohjassa voit valita dokumentit aktiivisen dokumentin ja valitsemasi dokumentin väliltä. esim. valitse listan ylin dokumentti, paina SHIFT-nappi pohjaan ja valitse listan alin dokumentti, niin kaikki dokumentit ovat tämän jälkeen valittuina.

 

Lisävalinnat-valikon alta voit myös tehdä edellä mainitut toiminnot.

Näiden lisäksi Lisävalinnat-valikon alta voit tehdä seuraavat toiminnot: 

Näytä ruudukkona: Muuttaa näkymän listanäkymäksi 

Näytä listana: Muuttaa näkymän ruudukkonäkymäksi 

Valitse asiakaskirjat: Voit valita dokumentit, jonka jälkeen voit tehdä niille seuraavat toimenpiteet 

  • Lataa: Tallenna kuvat pakattuna ZIP-tiedostona omalle koneellesi 
  • Tulosta: Tulosta tiedostot PDF-muotoon ja tallenna omalle koneellesi 
  • Sähköposti: Lähetä tiedostot sähköpostilla 

Voit avata ja tarkastella lähes kaikkia yleisimpiä tiedostoja Entréssä (selaimessa).  

Mikäli käytössäsi on Microsoft 365, niin voit myös muokata uudemman tiedostomuodon tiedostoja selaimessa (Online-tiedostojen käsittely esim. Docx, Xlsx, Pptx tiedostot). 

dokumenttien haku

Voit hakea dokumenteista hakusanalla.  

Haku kohdistuu: 

  • Tiedostonimeen
  • Kansionimeen
  • Tiedoston sisältöön
  • Tiedoston metatietoon 

Siirrytään ajanvaraukseen tuossa tuokiossa.

Tuki Entré – Dokumenttienhallinta

Täydennä tiedot ja asiantuntijamme on sinuun yhteydessä seuraavien 1-3 arkipäivän kuluessa.