Miten onnistua projektinhallinnassa?

Työskenteletkö urakoitsijana ensisijaisesti laatien tarkan suunnitelman aikatauluineen vai aloitatko työt huolettomammin ”kyllä se hyvin menee” – asenteella? Kun käsissä on aikaa ja rahaa sitova projekti, jokin kirjallinen suunnitelma on hyvä olla, mutta käytännössä lähtötiedot työmaista ovat usein hieman vajaavaiset. Siksi suunnitelmasta huolimatta projekteja suoritetaan tehden isoja ja pieniä valintoja pitkin matkaa. Näiden valintojen ja päätösten takana on helpompi seistä, kun ne on tehty harkiten ja todellisia tietoja hyödyntäen. Lukemattomien muuttujien vuoksi seuranta, päätösten ja selvitysten tekeminen on haastavaa, mikäli työmaan ja toimiston välinen tiedonvaihto on katkonaista esimerkiksi työmaalla tehtävien puutteellisten kirjausten vuoksi.

Kokosimme vinkit onnistuneen projektinhallinnan avuksi:

1. Huomioi olosuhteet ja panosta mobiilikäyttöisyyteen

   1. Työntekijät tekevät kirjauksensa usein autossa tai ulkotiloissa, pitkien tekstien kirjoittaminen ei näin ole heille mielekästä. Mobiiliapplikaation edut verrattuna kynään ja paperiin tai vain selainsovellukseen ovat kiistattomia – sitä jaksaa yksinkertaisesti paremmin käyttää.
   2. Ensimmäisiä helposti sähköistettäviä asioita ovat tuntikirjaukset. Palkanlaskennan kannalta pakolliset kirjaukset kannattaa kohdistaa samantien myös suoraan oikealle työmaalle ja litteralle ja hyödyntää tätä tietoa palkanlaskennan lisäksi projektin eri vaiheiden kustannusseurannassa.

2. Käytä sähköisiä dokumenttipohjia – aloita helpoista

   1. Sähköinen työmaapäiväkirja on ensimmäisiä helposti sähköiseen muotoon siirrettäviä dokumentteja. Sen vakiomuotoinen malli on helpottaa ja nopeuttaa täyttämistä, kun se ohjaa kirjaamaan ne oleellisimmat asiat.
   2. Lisää dokumentteja sähköiseen muotoon pikkuhiljaa. Uusien lomakkeiden sijaan hyvä vaihtoehto on ja siirtää paperilta tuttu lomake mobiilisovelluksella täytettäväksi dokumenttipohjaksi tai tarkastuslistaksi. Lomakesisältöjen kehittämistä voidaan tehdä pikkuhiljaa tämän jälkeen. Muutoksille on hyvä antaa sopivasti aikaa.

3. Kohdista ja kerää tietoa päätyömaalle, eriytä lisätyöt

   1. Pajadatan toiminnanohjausjärjestelmissä maksuerätaulukko on helppo luoda päätyömaalle ja esimerkiksi Entréssa maksuerää voi laskuttaa myös tarvittaessa prosenttiosuuksin.
   2. Työntekijöiden tunnit on järkevää kohdentaa tarkemmalla tasolla, jotta nähdään kokonaisuuden kannalta koko ajan, miten urakka onnistuu. Lisätöiden jakaminen omiksi kohteikseen selkeyttää kokonaisuuden tulojen ja menojen hallintaa. Kysehän on yksinkertaisesti siitä, mikä työ kuuluu urakkaan ja mikä on laskutettavissa erikseen tuntitöinä. Helpottamalla kohdistamista ei urakkaan lipsahda sinne kuulumattomia ja laskuttamatta jääviä tunteja.

4. Visualisoi – huomaa poikkeamat nopeammin

   1. Vain harvan silmä havaitsee numeerisen taulukon poikkeamat välittömästi – tarvitaan kuvia ja kuvaajia.
   2. Käytä diagrammeja ja kaaviokuvia nopeuttamaan poikkeamien havaitsemista – pureudu sen jälkeen aiheeseen syvemmin numeerisista taulukoista.
   3. Valokuvia on otettu työmailta kauan, mutta niiden säilyttäminen työmaan dokumenteissa on monelle uutta. Kuvien käyttömahdollisuudet kasvavat, kun ne pysyvät helpommin järjestyksessä mobiilikäyttöisen projektinhallinnan avulla.

5. Jaa tietoa kesken projektin myös työn tilaajalle

   1. Asiakasportaali on uusi asiakkaalle annettava käyttöliittymä Entré toiminnanohjausjärjestelmäämme.
   2. Lisätietoja Entrésta löydät täältä.

Kaipaatko sparrausta projektinhallinnassa? Jätä yhteydenottopyyntö asiantuntijoillemme: