Onko dokumentoinnin kehittäminen vuoden teema?

Rakennus- ja talotekniset alat ovat varsin säädeltyjä. Aloihin liittyvät dokumentaatiovaateet koetaan usein haastaviksi järjestää. Kuitenkaan ei voida kiistää, etteikö hyvin toteutettu dokumentaatio helpottaisi monella tapaa yrityksen liiketoimintaa ja toisi jopa kilpailuetua.

Oulun ammattikorkeakoulusta helmikuussa 2021 valmistunut Mikko Vainikka suoritti LVI-insinööriopintojen opinnäytetyönään toimeksiantajalleen tamperelaiselle Näsin Vesijohtoliike Oy:lle vertailun vaihtoehdoista työmaadokumentaation kehittämiseen. Työn tuloksena Näsin Vesijohtoliike Oy päätyi laajentamaan jo käytössään ollutta Entré Työmaajärjestelmän ohjelmistokokonaisuutta.

VAINIKKA KERTOO OPINNÄYTETYÖSSÄÄN DOKUMENTAATION KEHITTÄMISEN OLEVAN TÄRKEÄÄ ERITYISESTI YRITYSKOON KASVAESSA

Isommissa yrityksissä työntekijöiden vaihtuvuus eri työkohteiden välillä saattaa olla suurta. Luonnollisesti suuremmissa yrityksissä myös työkohteita on paljon, joten tarkasti arkistoidut dokumentaatiot auttavat huomattavasti, kun tietoja tarvitaan työn aikana tai vuosien päästä. Koska tietoja voidaan tarvita myöhemminkin, on erittäin tärkeää, että dokumentointi tehdystä työstä on laadittu tarkasti ja yksityiskohtaisesti. Esimerkiksi kohteen huoltotyöt tai korjaukset parin vuoden jälkeen vaativat dokumentaatiot, joista täysin eri henkilöt saavat riittävät tiedot, mitä kohteessa on tehty. Tämä kasvattaa yrityksen uskottavuutta niin työn tilaajalle kuin työntekijöille. Mikäli kunnollista dokumentointia kohteista ei ole olemassa, joutuvat kohteen parissa seuraavana työskentelevät käyttämään aikaansa aiempien dokumenttien etsimiseen, mikä ei ole taloudellisestä järkevää, Vainikka selventää.

VAINIKKA KÄSITTELI TYÖSSÄÄN ERITYISESTI HUOLTODOKUMENTAATION KEHITTÄMISTÄ TOIMEKSIANTAJAYRITYKSESSÄ

Hyvin tehty laaja ja selkeä dokumentaatio auttaa yritystä nopeaan toimintaan, kun tarvitsee tehdä tarjouksia, vastata huoltopyyntöihin tai tarvitaan käyttöohjeita.  Kun kohteista on olemassa helposti saatavilla olevat ja paikkansa pitävät huoltodokumentaatiot, on helposti selvitettävissä, minkälainen kokonaisprojekti on esimerkiksi asiakkaalta tullut huoltopyyntö. Tarjousten laskeminen käy niin ikään helpommin, kun tarvittavat tiedot ovat nopeasti saatavilla ja kokonaiskustannusten sekä tarvittavan työajan laskeminen käy helpommin. Tällaiset seikat säästävät luonnollisesti työaikaa, jolloin jäljelle jäävä aika voidaan käyttää itse työn suorittamiseen tai esimerkiksi myyntityön tai uusasiakashankinnan tekemiseen.

DOKUMENTAATION KEHITTÄMISELLÄ NÄHDÄÄN MYÖS TYÖNOHJAUKSELLINEN NÄKÖKULMA

Dokumentaatiolla pystytään myös takaamaan laadukas ja tasainen työnjälki, koska dokumentaatioiden pohjalta yrityksen ja työntekijöiden on helppo kehittää ja seurata omaa tekemistään.

Kun kaikilla yrityksen työntekijöillä ja kohteessa töitä tekevillä henkilöillä on yhtenäiset dokumentointikäytännöt, puhutaan yrityksessä niin sanotusti ”samaa kieltä”. Tällä voidaan varmistaa, ettei uusissakaan kohteissa pääse tulemaan harmillisia väärinymmärryksiä ja näin vältytään vahingoilta. Jotta dokumentointi toimii, on tärkeää, että jokainen seuraa töiden dokumentaatiota, oli kyseessä sitten työnjohtaja, asentaja tai toimitusjohtaja. Työnjohtajilta tulee vaatia laadunseurantaa, mutta hekään eivät voi seurata jatkuvasti, mitä jokaisella työmaalla tapahtuu. Siksi työntekijöiden dokumentaatio on tärkeää. Työnjohtajat pystyvät luottamaan laadukkaaseen dokumentaatioon, jonka pohjalta he voivat seurata eri työmaita ja pitää huolta, ettei laatu työmaiden kesken eroa toisistaanVainikka kertoo työssään.

Artikkeli on julkaistu yhteistyössä tuoreen LVI-insinööri (AMK) Mikko Vainikan kanssa.

Onnittelut valmistuneelle asiantuntijalle!

Koko opinnäytetyön voit lukea täältä.

 

Siirrytään ajanvaraukseen tuossa tuokiossa.

Onko dokumentoinnin kehittäminen vuoden teema?

Täydennä tiedot ja asiantuntijamme on sinuun yhteydessä seuraavien 1-3 arkipäivän kuluessa.