Xpaja ällistytti LVT-Putki Oy:n työntekijät helppoudellaan

Raumalainen LVT-Putki Oy otti Xpaja-ohjelmiston käyttöönsä alkuvuodesta 2018. Muutos yllätti erittäin positiivisesti: käyttöönotto oli helppo, raportointi muuttui ajantasaiseksi ja työmäärä väheni monelta osin huomattavasti.

 

Xpajan käyttäjälähtöisyys ja helppokäyttöisyys vakuuttivat

 

LVT-Putki Oy:llä oltiin vielä viime vuonna siinä käsityksessä, että heidän silloisessa toiminnanohjausjärjestelmässään oli hyvät seurantaominaisuudet. Tulosta ei kuitenkaan syntynyt niin paljon kuin olisi haluttu, joten toimitusjohtaja Jarmo Sallila päätti kokeilla 10 henkeä työllistävässä yrityksessään Pajadatan Xpaja-ohjelmistoa.

”Seuranta oli pakko saada ajantasaiseksi. Vanhalla järjestelmällä meillä kesti kolmekin kuukautta, että saatiin tiedot, miten yrityksellä menee, ja käytännössä kerran vuodessa näimme kokonaiskuvan siitä, mitä meillä on tapahtunut. Ei siinä vaiheessa enää pystynyt tekemään korjaavia toimia”, Sallila perustelee.

”Vaikka aiempi ohjelmisto olikin kattava, se oli hankala käyttää eikä sitä ollut päivitetty riittävän nykyaikaiseksi. Yhteistyö tilitoimistonkaan kanssa ei sujunut sitä käytettäessä niin hyvin kuin voisi toimia.”

Pajadatalta oli jo pitkäjänteisesti pidetty yhteyttä ja tehty myyntityötä Xpajan tiimoilta, ja myös kahden muun ohjelmiston edustajat olivat tarjonneet ahkerasti omia tuotteitaan. Xpaja kuitenkin vaikutti Sallilan mielestä heidän yritykselleen parhaalta.

”Vertailimme näitä kolmea ohjelmistoa ja totesimme, että Xpajasta löytyy eniten meille sopivia ominaisuuksia. Erityisesti helppous järjestelmän käytössä vakuutti. Xpaja vaikutti helppokäyttöiseltä asentajienkin näkökulmasta, ja ohjelman suunnittelijat olivat selvästi paneutuneet kentällä tehtävään työhön. Pajadatalla oltiin myös valmiita kehittämään ohjelmaa toiveidemme mukaan ja se tuntui käyttäjälähtöisemmältä kuin muut.”

Kaikki on nyt hallinnassa vähemmällä vaivalla

Xpaja-ohjelmisto otettiin LVT-Putki Oy:llä käyttöön vuoden 2018 alusta. Vaikka Sallilan kaksi samassa yrityksessä myös työskentelevää poikaa aluksi vastustivatkin ohjelmiston vaihtamista, suupielet kääntyivät hyvin nopeasti ylöspäin Xpajan käyttöönoton jälkeen.

”Nyt ollaan jo suu korvissa ja kädet ylhäällä, ollaan kaikki todella tyytyväisiä Xpajaan. Asentajiltakaan ei ole alun muutosvastarinnan jälkeen tullut mitään vastustusta. He saavat nyt tehtyä kaikki merkinnät kännykkäänsä, eikä heillä ole kuulunut olevan minkäänlaisia probleemia. Esimerkiksi tuntikirjausten teko on helpottunut: ne menevät suoraan työmaalle ja palkanlaskentaan”, Sallila kertoo.

Erityisesti raportoinnin suhteen uudelta ohjelmistolta haluttiin enemmän kuin entiseltä, ja Xpaja on vastannut hienosti odotuksiin. Muutos on ollut huomattava myös muilla osa-alueilla.

”Raporteista saamme aina ennen kuukauden puoliväliä tiedot, miten edellisessä kuussa on mennyt. Vaihdoimme samalla myös tilitoimistoa ja varmistimme jo sopimusta tehtäessä, että se toimii yhteistyössä Xpajan kanssa”, Sallila sanoo.

”Meillä on yksi toimistotyöntekijä, ja hänen työmääränsä on puolittunut Xpajan ansiosta. On vaikeaa keksiä enää tarpeeksi konttorissa tehtävää työtä. Kun esimerkiksi tukkureilta tulee materiaaleja, ne menevät suoraan järjestelmään eikä tarvitse tehdä muuta kuin hyväksyä ne. Aikaisemmin ne jouduttiin laittamaan paperilapuille.”

”Koska Xpaja toimii pilvipalveluna, pystymme nyt tekemään työtilauksia ja katsomaan raportteja mistä vain. Ei ole mitään rajoituksia. Xpajan myötä siirryimme myös sähköiseen laskutusjärjestelmään, emmekä kanna enää mappeja mukanamme.”

”Näemme koko ajan, mitä kustannuksia projekteihin tulee ja tiedämme, mitä pitää laskuttaa. Asiakkaidemme näkökulmasta ei ole hyvä, jos laskutetaan liian etupainotteisesti, ja Xpaja mahdollistaa laskuttamisen juuri oikeaan aikaan. Työmaan tiedot ovat aina käytettävissä ja rahan kulku on hallinnassa. Jos näyttää siltä, että työhön sitoutuu rahaa enemmän kuin pitäisi, näemme heti, mikä mättää. Projektien seuraaminen on aivan erilaista kuin ennen.”

”Voiko tätä näinkin helposti tehdä?”

Sallila ihmettelee edelleen, miten uuden ohjelmiston käyttöön ottaminen on voinut sujua näin hyvin.

”Olimme varautuneet siihen, että ohjelmiston muutos vaatii työtä. Emme ole vielä selvinneet shokista, että voiko tätä näinkin helposti tehdä”, hän nauraa.

Xpajan käyttökoulutuksesta LVT-Putki Oy:n työntekijät saivat hyvän alun ohjelmiston käyttöön. Koulutusta oli yksi päivä heidän toimistollaan ja lisäksi puoli päivää asentajille, ja Sallilan mielestä se oli juuri riittävä määrä.

”Kouluttajana Pajadatalta toimi Joni Lehtonen, ja hän oli työssään todella hyvä. Hän seurasi, että jokainen pysyi mukana, ja sitten vasta mentiin eteenpäin. Näin kaikki varmasti oppivat tarvittavat asiat. Joni pystyi samaistumaan koulutettavien tilanteeseen ja teki työtä heidän ehdoillaan. Oli yllätys, että tänä päivänä vielä joku tekee työtä niin huolellisesti. Mukaan saimme vielä materiaalia, josta voimme tarkistaa asioita, ja meille on myös soitettu ja kyselty, sujuuhan kaikki hyvin.”

Yksi syy siihen, että Xpajan omaksuminen onnistui niin kivuttomasti, saattoi Sallilan mukaan olla Pajadatan pikkuhiljaa tekemä myyntityö.

”He olivat jo jonkin aikaa soitelleet säännöllisesti pari kertaa vuodessa ja kyselleet, voivatko tulla käymään. Siitä tuli tunne, että he todella haluavat meidät asiakkaaksi. Järjestelmäkin tuntui tutulta jo ennen kuin hankintapäätös tehtiin, sillä olimme tavanneet nokatusten jo monesti.”

Oman kokemuksensa perusteella Sallila suosittelee ehdottomasti Xpajaa muillekin LVI-alan yrityksille.

”Xpaja vähentää konttorin töitä ja isännän iltatöitä. Isäntä pääsee vaikka äiteen kanssa johonkin, kun ei tartte iltaisin olla konttorissa. Kaikki tehdään jo työn rinnalla siinä sivussa eikä tarvitse erikseen enää tehdä, ja kaikki tulee kirjattua ihan huomaamatta.”

Ota rohkeasti yhteyttä kokeneisiin ratkaisumyyjiimme, niin katsotaan teille paras ratkaisu.