Työmaiden toteutuksessa on tärkeää seurata, jäätiinkö lopulta plussalle vai miinukselle. Vielä parempi on seurata tilannetta jo urakan aikana sekä tarkemmin eriteltynä. Niin tiedetään, missä kohdissa on tehokkuuden tai hinnoittelun suhteen parannettavaa.
Miten työmaa meni – yli vai alle tavoitteen?
Nykyaikainen työmaaseuranta on rakennus- ja talotekniikka-alan yrityksille työkalu, jota ei kannata jättää hyödyntämättä. Koko liiketoiminta perustuu siihen, että työmaista on jäätävä katetta. Yrityksen on siis oltava ajan tasalla siitä, miten tässä on onnistuttu ja onko seuraavia tarjouksia ja työmaita silmällä pitäen opittava jotain.
Työmaaseurannalla työmaiden tehokkuutta voidaan seurata ja sitä kautta myös parantaa – jo työmaan vielä ollessa käynnissä tai aiemmasta työmaasta oppien seuraavia varten. Jos edellisestä työmaasta ei ole jäänyt tarpeeksi euroja taskuun, on syytä tehdä viimeistään seuraavan tarjouksen teossa korjausliike. Myös urakkaan liittyviä lisätöitä on helppo seurata omina alatyömainaan.
Työmaaseurannan idea on se, että ohjelmaan on helppo syöttää ajantasaisesti kaikki tiedot tarvikkeista työtunteihin. Näin tilanne on aina ajan tasalla. Reaaliaikaisista raporteista yrittäjä voi katsoa milloin vain, miten työmaa etenee ja kuinka paljon siitä on tullut kuluja. Työmaaseurannan ansiosta toteutuneet kulut eivät tule yllätyksenä vasta lopuksi, vaan asioihin voidaan reagoida ajoissa. Jälkilaskennasta nähdään sitten lopullinen toteuma, jota voidaan verrata annettuun tarjoukseen.
Xpaja-ohjelman graafiset raportit antavat helposti hahmotettavan kuvan työmaan tilanteesta. Aikajanalta näkyvät työmaan kustannukset päiväkohtaisesti, samaan tapaan kuin pörssikurssit. Vihreä viiva näyttää tuottoja, punainen kuluja. Alkuvaiheessa, kun tuottoja ei ole vielä tullut, näkyy kuviossa enemmän punaista, mutta työmaan edetessä tilanteen pitäisi painottua koko ajan enemmän vihreälle.
Mikä työmaassa meni hyvin ja mikä huonosti?
Jos työmaan toteutumista seurataan vain kokonaisuutena, ei ole välttämättä helppoa päätellä, mihin asiaan kehittäminen pitäisi kohdistaa. Xpajan työmaaseurassa voidaan luoda eriteltyjä tavoitteita, joiden avulla mahdolliset ongelmakohdat pystytään tunnistamaan.
Näin tavoitteiden luonti onnistuu:
- Kun Xpajan tarjouslaskennassa lasketaan tarjous, se voidaan jakaa muutamaan välisummaan. Esimerkiksi LVI-alalla yhden välisumman voivat muodostaa viemärit, toisen vesijohdot ja kolmannen kalusteet. Jokaiselle välisummalle voidaan määritellä työ- ja tarvikekatteet.
- Jos yrittäjä saa kyseisen urakan, hän perustaa Xpajaan työmaan eli projektin. Aiemmin luotu tarjousnumero voidaan määrittää projektille, jolloin tarjousvaiheen tiedot siirtyvät suoraan käytettäviksi työmaaseurantaan.
- Kun tarjous on laskettu Xpajan tarjouslaskennalla, työmaalle voi tuoda tavoitteen tai tavoitteet sieltä – esimerkiksi äskeisen esimerkin välisummat euroina. Tarvittaessa tavoitteen voi myös luoda erikseen. Tavoitteen avulla yrittäjä voi seurata, paljonko työmaalla on varaa käyttää resursseja tarvikkeisiin, työhön ja aliurakointiin.
Erillisten tavoitteiden avulla yrittäjä voi seurata tilannetta vaikka pelkästään viemäreiden osalta, kun kaikki työmaan viemäreihin liittyvät kustannukset, osat ja työt, on kohdistettu viemäreihin. Kustannuserittelyä tarkastelemalla nähdään kokonaiskuvan lisäksi myös yksityiskohdat. Jos näyttää siltä, että kustannuksia tulee arvioitua enemmän jossain tietyssä kohdassa, sen voi jatkossa huomioida tarjouslaskennassa.
Ilmoitukset verottajalle hoituvat suoraan ohjelmasta työmaaseurannan tietojen pohjalta
Xpajan työmaaseuranta myös helpottaa yrittäjän arkea verottajalle tehtävien ilmoitusten osalta.
Työmaan pääurakoitsijana toimiessaan yrityksen on tehtävä kaikista yli 15 000 euron aliurakoista urakkailmoitus verohallintoon. Kun Xpaja-ohjelman käyttäjälle tulee urakkailmoituksen tekoa vaativa tilanne, hänellä on jo valmiina työmaaseurannassa kaikki ostolaskut. Hänen tarvitsee vain määrittää työmaan taakse käytettävät aliurakoitsijat sekä muut verottajan vaatimat tiedot. Tämän jälkeen urakkailmoituksen voi tehdä ohjelmasta suoraan verottajalle.
Pääurakoitsijan on myös tehtävä verottajalle työntekijäilmoitus kuukausittain. Xpajan työmaaseurannan käyttäjälle se on helppoa, kun jokainen työntekijä käyttää ohjelmaa mobiilisti kirjausten tekemiseen. Työmaalla on koko ajan tieto siitä, keitä asentajia työmaalla on ollut minäkin päivänä paikalla. Näitä tietoja hyödyntäen työntekijäilmoituksen voi tehdä suoraan Xpaja-ohjelmasta verottajalle.
Selkeä laskutus tuo eurot kotiin työmaalta
Täsmällinen laskuttaminen on tärkeä osa työmaan kannattavaa läpivientiä. Xpajassa siitä on tehty mahdollisimman suoraviivaista.
Urakkatyömaa laskutetaan yleensä maksuerätaulukon mukaan, esimerkiksi kymmenessä erässä, ja työmaan edetessä laskutus tapahtuu erä kerrallaan. Xpaja-ohjelmassa voidaan tehdä valmiiksi työmaakohtainen maksuerätaulukko, johon syötetään sopimuksen mukaiset maksueräkohtaiset euromäärät. Laskutettaessa taulukosta poimitaan halutut erät ja ohjelma tekee niistä laskut, joihin tulevat näkyviin kaikki tarpeelliset tiedot. Samalla erä näkyy myös työmaaseurannassa laskutettuna.
Tietyn laskun hakeminen työmaakohtaisesti onnistuu Xpajassa helposti. Työmaan osto- ja myyntilaskuista saa otettua listan haluamaltaan aikaväliltä, ja tietyltä aikaväliltä voi myös hakea tietyn toimittajan laskuja.
Kysy lisää työmaaseurannan mahdollisuuksista meiltä! Katsotaan, miten se tukisi sinun liiketoimintaasi. Soita meille numeroon 050 308 1508 tai laita viesti: myynti@pajadata.fi.