Hyvä Xpaja-asiakkaamme,
poikkeuksellisen ajan vuoksi kokosimme vinkkilistan ohjelmistosi toiminnoista, joilla voit helpottaa yritystoimintaasi nyt kun ihmiskontakteja on kehotettu välttämään.
Asentajilta odotetaan itsenäistä työotetta, kun tapaamiset työntekijöiden kesken on rajattu minimiin
Ohjelmistosi työmääräimet ja mobiilityökalut sisältävät muutamia kenttiä, joiden avulla voit jakaa työohjeita kätevästi.
Voit välittää työohjeet asentajillesi työmääräimen mukana Xpajan työmääräimen F10 SELITTEET-kohdasta. Valinnan 2 ”SELITETEKSTIT” -kenttä tulee työntekijän mobiilityökalun sisäisiin työohjeisiin, muttei päädy työmääräimestä tulostettavan laskun tietoihin.
Asentajien työtä helpottamaan voit myös tehdä heille tarkastuslistat työmääräimen kohdasta ”F9 TARKASTUSLISTAT”. Tämä lista toimii asentajan muistilistana esimerkiksi siihen, jos avaimet tulee palauttaa työtehtävän jälkeen.
Lisää ohjeita työmääräinten käytöstä löydät Xpajan tukisivustolta http://tuki.xpaja.fi/ohjeet/tyomaaraimet/
Vinkkejä kädestä käteen kulkevien paperilappujen vähentämiseen
Suosittelemme mobiilityökalujen tuntikirjausten käyttöä tietojen välittämiseen palkanlaskijalle. Asentaja kirjaa työtuntinsa, km-korvaukset ym. mobiilin kalenterinäkymässä
Ennen palkanlaskentaa työntekijän kirjaukset tarkastetaan läpi Xpajan tapahtumakirjauksessa, korjataan tarvittaessa ja välitetään halutunlaisena raporttina palkanlaskentaan. Mikäli myös palkanlaskenta tehdään Xpajassa, saadaan tuntilapun tiedot siirrettyä tapahtumakirjausta käyttäen suoraan palkanlaskijan käytettäväksi. Tapahtumakirjausten käyttöä ja palkanlaskentaa koskevat ohjeet löydät täältä: http://tuki.xpaja.fi/ohjeet/tapahtumakirjaus/
Papereiden vähentämiseen suosittelemme sähköisten ostolaskujen aktiivista käyttöä. Ostoreskontraan on myös liitettävissä sähköinen ostohyväksyntä, jolloin laskut kulkevat tarvittaessa muiden nähtäväksi ja kommentoitavaksi sähköisessä muodossa ennen maksamista. Ostohyväksyntä on selainkäyttöinen järjestelmä. Sen käyttöönotto ei vaadi erillistä Xpajan käyttöoikeutta laskujen hyväksyjälle ja on näin ollen usein lisäkäyttäjää huokeampi vaihtoehto.
Lue ostoreskontran käytöstä ja verkkolaskuista kertova ohje täältä: http://tuki.xpaja.fi/ohjeet/ostoreskontra/
Myös myyntilaskujen osalta sähköiset versiot ovat suositeltavia käytettäväksi. Laskut voit lähettää suoraan ohjelmasta, eikä erillistä käyntiä postilaatikolla tarvitse tehdä
Sähköistä laskutusta koskevat ohjeet on koottu tänne: http://tuki.xpaja.fi/ohjeet/verkkolaskujen-lahetys-ja-vastaanotto-maventa/
Tukkuostot ja tukkukäynnit
Tukkukäyntien kontakteja vähentääksesi voit tehdä tilaukset etukäteen ja noutaa tuotteet tukun noutopisteeltä. Voit tilata tavarat ennakkoon joko tukun kautta tai Xpajaan linkitetystä tukun webshopista.
Tuotteiden siirtäminen Xpajasta tukun webshopiin kun tapahtuu tuoterivien kautta (esim. tarjouslaskennan tai ostotilauksen riveillä.) Tilattavat tuotteet kerätään hinnastosta riveille halutuilla tilausmäärillä. Tämän jälkeen ne siirretään leikepöydälle. Tämä tapahtuu riveillä ollessa siten, että painetaan samaan aikaan CTRL- ja F12 –näppäimiä. Näytölle tulee ilmoitus ”Tuotteet kopioitu leikepöydälle” Ohjelma kysyy seuraavaksi: ”Käynnistetäänkö tukun X webshop?” Siirrä rivit webshopiin selaimen liitä-toiminnolla (ctrl-v).” Kun valitset ”Kyllä”, valtsemasi tukun sivut aukeavat.
Etätyöt
Toimiston sijaan Xpajan käyttö onnistuu myös kotikoneilta kun ohjelma on asennettu pilvipalveluumme. Mikäli haluat siirtää Xpajan toiselle koneelle, ole yhteydessä tukipalveluumme, autamme siirrossa mielellämme.
Mikäli kaipaat neuvoja näiden tai muiden toimintojen käytössä tai haluat tutustua ominaisuuksiin esimerkiksi asiakaspäälliköidemme kanssa, ota yhteyttä.
Olemme töissä normaalisti, joskin kukin kotitoimistoiltamme.